காகிதக் குழப்ப மேலாண்மையில் தேர்ச்சி பெறுதல்: ஒரு உலகளாவிய அமைப்பு வழிகாட்டி

இன்றைய டிஜிட்டல் யுகத்தில், இது முரணாகத் தோன்றலாம், ஆனால் காகிதக் குழப்பம் என்பது உலகெங்கிலும் தனிநபர்களுக்கும் வணிகங்களுக்கும் ஒரு பரவலான பிரச்சனையாக உள்ளது. நிரம்பி வழியும் இன்பாக்ஸ்கள் முதல் வரிசைப்படுத்தப்படாத ஆவணங்களின் அடுக்குகள் வரை, காகிதக் குழப்பம் தகவல் இழப்பு, உற்பத்தித்திறன் குறைவு, மன அழுத்தம் அதிகரிப்பு மற்றும் நிதி அபராதங்களுக்கு கூட வழிவகுக்கும். இந்த விரிவான வழிகாட்டி, உங்கள் இருப்பிடம் அல்லது கலாச்சாரப் பின்னணியைப் பொருட்படுத்தாமல், காகிதக் குழப்பத்தை திறம்பட நிர்வகிப்பதற்கான நடைமுறை உத்திகளையும் அமைப்புகளையும் வழங்குகிறது. காகிதக் குவிப்பின் மூல காரணங்களை ஆராய்வோம், ஒழுங்கீனத்தை நீக்குவதற்கும் ஒழுங்கமைப்பதற்கும் நிரூபிக்கப்பட்ட முறைகளை வழங்குவோம், மேலும் காகிதமற்ற சூழலுக்கு மாறுவதற்கான உதவிக்குறிப்புகளை வழங்குவோம். இந்த வழிகாட்டி எந்தவொரு நாட்டிலும் உள்ள தனிநபர்களுக்கும் நிறுவனங்களுக்கும் அணுகக்கூடியதாகவும் பொருந்தக்கூடியதாகவும் வடிவமைக்கப்பட்டுள்ளது.

காகிதக் குழப்பத்தின் மூலத்தைப் புரிந்துகொள்வது

பௌதீகக் குழப்பத்தைக் கையாளுவதற்கு முன், காகிதம் ஏன் முதலில் குவிகிறது என்பதைப் புரிந்துகொள்வது முக்கியம். பொதுவான காரணங்கள் பின்வருமாறு:

• தள்ளிப்போடுதல்: ஆவணங்களைக் கையாளுவதை தாமதப்படுத்துவது பெருகிவரும் குவியல்களுக்கு வழிவகுக்கிறது.
• ஒரு அமைப்பு இல்லாமை: தெளிவான கோப்பு அல்லது அப்புறப்படுத்தும் அமைப்பு இல்லாமல், காகிதங்கள் தாறுமாறாகக் குவிகின்றன.
• பொருட்களை தூக்கி எறிந்துவிடுவோமோ என்ற பயம்: "ஒருவேளை தேவைப்பட்டால்" என்ற எண்ணம் பெரும்பாலும் இனி தேவைப்படாத ஆவணங்களைத் தக்க வைத்துக் கொள்ள வழிவகுக்கிறது.
• உணர்வுபூர்வமான இணைப்பு: பழைய கடிதங்கள் அல்லது குழந்தைகளின் கலைப்படைப்புகள் போன்ற சில காகிதங்கள் உணர்வுபூர்வமான மதிப்பைக் கொண்டுள்ளன, அவற்றை நிராகரிப்பது கடினம்.
• அதிகமான அளவு: உள்வரும் காகிதத்தின் அதிக அளவு திகைப்பூட்டுகிறது, இது செயலற்ற நிலைக்கு வழிவகுக்கிறது.
• தகவல் பெருக்கம்: எந்தத் தகவலை வைத்திருப்பது முக்கியம் என்பதைப் பிரித்தறிவதில் சிரமம்.

இந்த அடிப்படைக் காரணங்களைப் புரிந்துகொள்வது, காகிதக் குழப்பத்தை நிர்வகிப்பதற்கான பயனுள்ள உத்திகளை உருவாக்குவதற்கான முதல் படியாகும்.

கொன்மாரி முறை: ஒழுங்கீனத்தை நீக்குவதற்கான ஒரு உலகளாவிய அணுகுமுறை

மேரி கோண்டோவால் பிரபலப்படுத்தப்பட்ட கொன்மாரி முறை, நினைவாற்றல் மற்றும் நன்றியுணர்வை வலியுறுத்தும் ஒழுங்கீனத்தை நீக்குவதற்கான உலகளவில் அங்கீகரிக்கப்பட்ட அணுகுமுறையாகும். ஒரு பொருளை வைத்திருப்பதா என்பதைத் தீர்மானிப்பதற்கு முன், அது "மகிழ்ச்சியைத் தூண்டுகிறதா" என்று உங்களைக் கேட்டுக்கொள்வதே முக்கிய கொள்கையாகும். இந்த முறை பொதுவாக ஆடைகள் மற்றும் தனிப்பட்ட பொருட்களுக்குப் பயன்படுத்தப்பட்டாலும், காகிதக் குழப்பத்திற்கும் இதை மாற்றியமைக்கலாம். அது எப்படி என்பது இங்கே:

1. உங்கள் எல்லா காகிதங்களையும் சேகரிக்கவும்: உங்கள் வீடு அல்லது அலுவலகத்தின் ஒவ்வொரு மூலையிலிருந்தும் ஒவ்வொரு காகிதத் துண்டையும் சேகரிக்கவும். இதில் பில்கள், ரசீதுகள், கடிதங்கள், ஆவணங்கள் மற்றும் இடையில் உள்ள அனைத்தும் அடங்கும்.
2. உங்கள் காகிதத்தை வகைப்படுத்தவும்: உங்கள் காகிதத்தை பில்கள், ரசீதுகள், ஒப்பந்தங்கள், தனிப்பட்ட கடிதப் போக்குவரத்து மற்றும் குறிப்புப் பொருட்கள் போன்ற வகைகளாகப் பிரிக்கவும்.
3. ஒவ்வொரு பொருளையும் மதிப்பீடு செய்யுங்கள்: ஒவ்வொரு காகிதத் துண்டையும் கையில் எடுத்து, அது "மகிழ்ச்சியைத் தூண்டுகிறதா" அல்லது அது ஒரு நடைமுறை நோக்கத்திற்கு உதவுகிறதா என்று உங்களை நீங்களே கேட்டுக்கொள்ளுங்கள். இல்லையென்றால், அதை நிராகரிக்கவும்.
4. எல்லாவற்றிற்கும் ஒரு இடத்தை நியமிக்கவும்: நீங்கள் ஒழுங்கீனத்தை நீக்கியவுடன், ஒவ்வொரு வகை காகிதத்திற்கும் ஒரு நியமிக்கப்பட்ட இடத்தை உருவாக்கவும். இது ஒரு கோப்பு அமைச்சரவை, கோப்புறைகளின் தொகுப்பு அல்லது டிஜிட்டல் சேமிப்பக அமைப்பாக இருக்கலாம்.
5. உங்கள் அமைப்பைப் பராமரிக்கவும்: உங்கள் காகிதங்கள் மீண்டும் குவியாமல் தடுக்க, அவற்றை தவறாமல் மதிப்பாய்வு செய்து ஒழுங்கீனத்தை நீக்கவும்.

"மகிழ்ச்சியைத் தூண்டுதல்" என்ற கருத்து அனைத்து வகையான ஆவணங்களுக்கும் (எ.கா., வரி வருமானம்) நேரடியாகப் பொருந்தாது என்றாலும், கவனத்துடன் மதிப்பீடு செய்வதற்கான அடிப்படைக் கொள்கை உலகளவில் பொருந்தக்கூடியது. ஒவ்வொரு ஆவணத்தையும் வைத்திருக்க முடிவு செய்வதற்கு முன் அதன் மதிப்பு, பயன்பாடு மற்றும் அவசியத்தைக் கவனியுங்கள்.

ஒரு நடைமுறை கோப்பு முறையை உருவாக்குதல்: பௌதீகம் மற்றும் டிஜிட்டல்

காகிதக் குழப்பத்தை திறம்பட நிர்வகிக்க ஒரு நன்கு ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட கோப்பு முறை அவசியம். நீங்கள் ஒரு பௌதீக அல்லது டிஜிட்டல் அமைப்பை (அல்லது இரண்டின் கலவையை) விரும்பினாலும், உள்ளுணர்வு, பயன்படுத்த எளிதானது மற்றும் நிலையானது போன்ற ஒரு அமைப்பை உருவாக்குவதே முக்கியமாகும். இந்த வழிகாட்டுதல்களைக் கவனியுங்கள்:

பௌதீக கோப்பு முறைகள்

• சரியான கோப்பு முறையைத் தேர்வுசெய்க: பொதுவான கோப்பு முறைகளில் அகரவரிசை, எண், காலவரிசை மற்றும் பொருள் அடிப்படையிலானவை அடங்கும். உங்கள் தேவைகள் மற்றும் நீங்கள் வழக்கமாகக் கையாளும் ஆவணங்களின் வகைக்கு மிகவும் பொருத்தமான முறையைத் தேர்வுசெய்க. உதாரணமாக, சட்ட நிறுவனங்கள் அல்லது கணக்கியல் நடைமுறைகள் வாடிக்கையாளர் ரகசியத்தன்மைக்காக எண் முறைகளை விரும்பலாம்.
• தெளிவான லேபிள்களைப் பயன்படுத்தவும்: உங்கள் கோப்புறைகள் மற்றும் கோப்புகளை தெளிவாகவும் சீராகவும் லேபிளிடுங்கள். ஒரு தொழில்முறை தோற்றத்திற்கு ஒரு லேபிள் தயாரிப்பாளர் அல்லது ஒரு நிரந்தர மார்க்கரைப் பயன்படுத்தவும்.
• உங்கள் கோப்புகளுக்கு வண்ணக் குறியீடு இடவும்: வண்ணக் குறியீடு வெவ்வேறு வகை ஆவணங்களை விரைவாக அடையாளம் காண உதவும். எடுத்துக்காட்டாக, நிதி ஆவணங்களுக்கு நீலம், சட்ட ஆவணங்களுக்கு பச்சை மற்றும் அவசரப் பொருட்களுக்கு சிவப்பு ஆகியவற்றைப் பயன்படுத்தலாம்.
• தரமான பொருட்களில் முதலீடு செய்யுங்கள்: உங்கள் கோப்பு முறைமை நீடித்திருப்பதை உறுதிப்படுத்த, உறுதியான கோப்பு பெட்டிகள், கோப்புறைகள் மற்றும் பிரிப்பான்களைப் பயன்படுத்தவும்.
• இடம் முக்கியம்: அடிக்கடி அணுகப்படும் கோப்புகளை எளிதில் அடையும் தூரத்தில் வைக்கவும். குறைவாகப் பயன்படுத்தப்படும் கோப்புகளை அணுக முடியாத இடத்தில் சேமிக்கலாம்.

டிஜிட்டல் கோப்பு முறைகள்

• ஒரு கிளவுட் சேமிப்பக வழங்குநரைத் தேர்வுசெய்க: கூகிள் டிரைவ், டிராப்பாக்ஸ், மைக்ரோசாப்ட் ஒன்ட்ரைவ் மற்றும் பாக்ஸ் போன்ற சேவைகள் உங்கள் ஆவணங்களுக்கு பாதுகாப்பான கிளவுட் சேமிப்பிடத்தை வழங்குகின்றன. ஒரு வழங்குநரைத் தேர்ந்தெடுக்கும்போது சேமிப்பு இடம், பாதுகாப்பு அம்சங்கள் மற்றும் ஒத்துழைப்பு திறன்கள் போன்ற காரணிகளைக் கவனியுங்கள்.
• ஒரு தர்க்கரீதியான கோப்புறை கட்டமைப்பை உருவாக்கவும்: உங்கள் டிஜிட்டல் கோப்புகளை தெளிவான மற்றும் உள்ளுணர்வுள்ள கோப்புறை கட்டமைப்பில் ஒழுங்கமைக்கவும். விளக்கமான கோப்புறை பெயர்களைப் பயன்படுத்தவும், அதிகமான துணைக் கோப்புறைகளை உருவாக்குவதைத் தவிர்க்கவும்.
• நிலையான பெயரிடல் மரபுகளைப் பயன்படுத்துங்கள்: உங்கள் கோப்புகளுக்கு ஒரு நிலையான பெயரிடல் மரபை உருவாக்குங்கள். தேதி, பொருள் மற்றும் பதிப்பு எண் போன்ற தொடர்புடைய தகவல்களைச் சேர்க்கவும். எடுத்துக்காட்டாக, "Invoice_2023-10-26_ClientName_v1.pdf".
• உங்கள் ஆவணங்களை ஸ்கேன் செய்யுங்கள்: காகித ஆவணங்களை டிஜிட்டல் கோப்புகளாக மாற்ற உங்கள் ஸ்மார்ட்போனில் ஒரு ஸ்கேனர் அல்லது ஸ்கேனிங் பயன்பாட்டைப் பயன்படுத்தவும். ஸ்கேன்கள் தெளிவாகவும் படிக்கக்கூடியதாகவும் இருப்பதை உறுதிசெய்யுங்கள்.
• ஆப்டிகல் கேரக்டர் ரெகக்னிஷன் (OCR) பயன்படுத்தவும்: OCR மென்பொருள் ஸ்கேன் செய்யப்பட்ட படங்களைத் தேடக்கூடிய உரையாக மாற்ற உங்களை அனுமதிக்கிறது. இது உங்கள் டிஜிட்டல் ஆவணங்களுக்குள் குறிப்பிட்ட தகவலைக் கண்டறிவதை எளிதாக்குகிறது.
• உங்கள் கோப்புகளை காப்புப் பிரதி எடுக்கவும்: தரவு இழப்பிலிருந்து பாதுகாக்க உங்கள் டிஜிட்டல் கோப்புகளை ஒரு வெளிப்புற ஹார்டு டிரைவ் அல்லது மற்றொரு கிளவுட் சேமிப்பக சேவைக்கு தவறாமல் காப்புப் பிரதி எடுக்கவும்.

பல நிறுவனங்கள் இப்போது ஐரோப்பாவில் உள்ள GDPR (பொது தரவு பாதுகாப்பு ஒழுங்குமுறை) போன்ற சர்வதேச தரவு தனியுரிமை விதிமுறைகளுக்கு உட்பட்டவை. உங்கள் டிஜிட்டல் கோப்பு முறைமை பொருந்தக்கூடிய அனைத்து தரவு தனியுரிமை சட்டங்களுக்கும் இணங்குவதை உறுதிசெய்யுங்கள்.

காகிதப் பயன்பாட்டைக் குறைத்தல்: முடிந்தவரை காகிதமற்றதாக மாறுதல்

காகிதக் குழப்பத்தை நிர்வகிப்பதற்கான மிகவும் பயனுள்ள வழி, முதலில் காகித நுகர்வைக் குறைப்பதாகும். முற்றிலும் காகிதமற்ற சூழல் அனைவருக்கும் சாத்தியமில்லை என்றாலும், உங்கள் காகிதத் தடத்தைக் குறைக்க நீங்கள் எடுக்கக்கூடிய பல படிகள் உள்ளன:

• டிஜிட்டல் அறிக்கைகளைத் தேர்வுசெய்க: உங்கள் வங்கிகள், கிரெடிட் கார்டு நிறுவனங்கள் மற்றும் பயன்பாட்டு வழங்குநர்களிடமிருந்து டிஜிட்டல் அறிக்கைகள் மற்றும் பில்களுக்கு பதிவு செய்யவும்.
• ஆன்லைன் கட்டண முறைகளைப் பயன்படுத்தவும்: முடிந்தவரை ஆன்லைனில் உங்கள் பில்களைச் செலுத்துங்கள்.
• டிஜிட்டல் முறையில் குறிப்புகளை எடுக்கவும்: காகித நோட்புக்குகளைப் பயன்படுத்துவதற்குப் பதிலாக குறிப்புகளை எடுக்க லேப்டாப், டேப்லெட் அல்லது ஸ்மார்ட்போனைப் பயன்படுத்தவும்.
• ஆவணங்களை ஆன்லைனில் படிக்கவும்: முற்றிலும் தேவைப்படாவிட்டால் ஆவணங்களை அச்சிடுவதைத் தவிர்க்கவும். அவற்றை உங்கள் கணினி அல்லது மொபைல் சாதனத்தில் படிக்கவும்.
• ஆவணங்களை மின்னணு முறையில் பகிரவும்: ஆவணங்களை அச்சிட்டு அஞ்சல் செய்வதற்குப் பதிலாக மின்னஞ்சல் அல்லது கிளவுட் சேமிப்பகம் வழியாகப் பகிரவும்.
• மின்னணு கையொப்பங்களைப் பயன்படுத்தவும்: ஆன்லைனில் ஆவணங்களில் கையொப்பமிட மின்னணு கையொப்ப மென்பொருளைப் பயன்படுத்தவும்.
• இருபுறமும் அச்சிடவும்: அச்சிடுவது தவிர்க்க முடியாதபோது, ​​காகிதத்தின் இருபுறமும் அச்சிடவும்.
• மறுசுழற்சி செய்யுங்கள்: நீங்கள் பயன்படுத்தும் எந்த காகிதத்தையும் மறுசுழற்சி செய்யுங்கள்.

காகிதமற்ற சூழலுக்கு மாறுவதற்கு மனநிலையில் ஒரு மாற்றம் மற்றும் சில ஆரம்ப முயற்சி தேவைப்படுகிறது. இருப்பினும், குறைக்கப்பட்ட குழப்பம், அதிகரித்த செயல்திறன் மற்றும் சுற்றுச்சூழல் நிலைத்தன்மை ஆகியவற்றின் அடிப்படையில் நீண்ட கால நன்மைகள் மதிப்புக்குரியவை. எடுத்துக்காட்டாக, பல ஐரோப்பிய நிறுவனங்கள் இப்போது தங்கள் நிலைத்தன்மை முயற்சிகளின் ஒரு பகுதியாக கட்டாய காகிதக் குறைப்பு இலக்குகளைக் கொண்டுள்ளன.

குறிப்பிட்ட வகை காகிதக் குழப்பங்களைக் கையாளுதல்

வெவ்வேறு வகையான காகிதக் குழப்பங்களுக்கு வெவ்வேறு அணுகுமுறைகள் தேவை. குறிப்பிட்ட வகை ஆவணங்களை நிர்வகிப்பதற்கான சில குறிப்புகள் இங்கே:

கட்டணங்கள் மற்றும் நிதி அறிக்கைகள்

• பில் செலுத்தும் அமைப்பை அமைக்கவும்: உங்கள் பில்களைச் செலுத்த ஒவ்வொரு வாரம் அல்லது மாதம் ஒரு குறிப்பிட்ட நேரத்தை ஒதுக்குங்கள்.
• பணமளிப்புகளை தானியக்கமாக்குங்கள்: தொடர்ச்சியான பில்களுக்கு தானியங்கி கட்டணங்களை அமைக்கவும்.
• காகிதமற்றதாக மாறவும்: டிஜிட்டல் அறிக்கைகள் மற்றும் பில்களைத் தேர்வுசெய்யவும்.
• வரி தொடர்பான ஆவணங்களை வைத்திருங்கள்: உங்கள் வரி வருமானத்தின் நகல்கள் மற்றும் துணை ஆவணங்களை தேவையான தக்கவைப்புக் காலத்திற்கு வைத்திருங்கள் (பொதுவாக 3-7 ஆண்டுகள், உங்கள் நாட்டின் விதிமுறைகளைப் பொறுத்து).
• உணர்திறன் வாய்ந்த ஆவணங்களை துண்டாக்க வேண்டும்: கணக்கு எண்கள் அல்லது சமூகப் பாதுகாப்பு எண்கள் போன்ற முக்கியமான தகவல்களைக் கொண்ட எந்த ஆவணங்களையும் துண்டாக்கி அழிக்கவும்.

ரசீதுகள்

• ரசீதுகளை ஸ்கேன் செய்யவும் அல்லது புகைப்படம் எடுக்கவும்: உங்கள் ரசீதுகளின் படங்களைப் பிடிக்க ஸ்கேனிங் பயன்பாடு அல்லது உங்கள் ஸ்மார்ட்போனைப் பயன்படுத்தவும்.
• ரசீதுகளை டிஜிட்டல் முறையில் சேமிக்கவும்: உங்கள் ரசீதுகளை உங்கள் கணினியில் ஒரு பிரத்யேக கோப்புறையில் அல்லது ஒரு கிளவுட் சேமிப்பக சேவையில் சேமிக்கவும்.
• ஒரு ரசீது மேலாண்மை பயன்பாட்டைப் பயன்படுத்தவும்: உங்கள் செலவுகளைக் கண்காணிக்க Expensify அல்லது Shoeboxed போன்ற ரசீது மேலாண்மை பயன்பாட்டைப் பயன்படுத்துவதைக் கவனியுங்கள். இந்த பயன்பாடுகள் பெரும்பாலும் கணக்கியல் மென்பொருளுடன் ஒருங்கிணைக்கப்படுகின்றன.
• தேவையற்ற ரசீதுகளை நிராகரிக்கவும்: வரி அல்லது உத்தரவாத நோக்கங்களுக்காக தேவைப்படாத ரசீதுகளை நிராகரிக்கவும்.

சட்ட ஆவணங்கள்

• சட்ட ஆவணங்களை பாதுகாப்பாக சேமிக்கவும்: உயில்கள், ஒப்பந்தங்கள் மற்றும் பத்திரங்கள் போன்ற முக்கியமான சட்ட ஆவணங்களை தீப்பிடிக்காத பாதுகாப்பான பெட்டகத்தில் அல்லது பாதுகாப்பு வைப்புப் பெட்டியில் சேமிக்கவும்.
• நகல்களை உருவாக்கவும்: உங்கள் சட்ட ஆவணங்களின் நகல்களை எடுத்து அவற்றை ஒரு தனி இடத்தில் சேமிக்கவும்.
• ஒரு சட்ட நிபுணருடன் கலந்தாலோசிக்கவும்: உங்கள் சட்ட ஆவணங்களைப் பற்றி ஏதேனும் கேள்விகள் இருந்தால் ஒரு சட்ட நிபுணருடன் கலந்தாலோசிக்கவும்.

தனிப்பட்ட கடிதப் போக்குவரத்து

• உணர்வுபூர்வமான பொருட்களை வைத்திருங்கள்: உணர்வுபூர்வமான மதிப்பைக் கொண்ட கடிதங்கள் அல்லது அட்டைகளை வைத்திருங்கள்.
• தேவையற்ற கடிதப் போக்குவரத்தை நிராகரிக்கவும்: தேவையற்ற அஞ்சல்கள் மற்றும் கோரப்படாத விளம்பரங்களை நிராகரிக்கவும்.
• முக்கியமான கடிதங்களை ஸ்கேன் செய்வதைக் கவனியுங்கள்: நீங்கள் முக்கியமான கடிதங்களைப் பாதுகாக்க விரும்பினால், ஆனால் பௌதீக நகல்களை வைத்திருக்க விரும்பவில்லை என்றால், அவற்றை ஸ்கேன் செய்து டிஜிட்டல் முறையில் சேமிப்பதைக் கவனியுங்கள்.

குறிப்புப் பொருட்கள்

• ஒவ்வொரு பொருளின் பயனை மதிப்பீடு செய்யுங்கள்: தகவல் இன்னும் பொருத்தமானதா மற்றும் துல்லியமானதா என்பதைத் தீர்மானிக்கவும்.
• தகவலை ஆன்லைனில் தேடுங்கள்: அச்சிடப்பட்ட குறிப்பு ஆவணத்தை வைத்திருப்பதற்கு முன், தகவல் ஆன்லைனில் கிடைக்கிறதா என்று சரிபார்க்கவும்.
• காலாவதியான பொருட்களை நிராகரிக்கவும்: காலாவதியான அல்லது பொருத்தமற்ற குறிப்புப் பொருட்களை நிராகரிக்கவும்.

குழப்பமில்லாத சூழலைப் பராமரித்தல்: பழக்கவழக்கங்கள் மற்றும் நடைமுறைகள்

காகிதக் குழப்பத்தை நிர்வகிப்பது ஒரு தொடர்ச்சியான செயல்முறையாகும், இது ஒரு முறை செய்யும் நிகழ்வு அல்ல. ஒரு குழப்பமில்லாத சூழலைப் பராமரிக்க, நல்ல பழக்கவழக்கங்களையும் நடைமுறைகளையும் வளர்ப்பது முக்கியம்:

• தினமும் காகிதத்தைச் செயல்படுத்தவும்: உள்வரும் காகிதத்தைச் செயல்படுத்த ஒவ்வொரு நாளும் சில நிமிடங்கள் ஒதுக்குங்கள். ஆவணங்கள் வந்தவுடன் அவற்றை வரிசைப்படுத்தவும், கோப்பிடவும் மற்றும் நிராகரிக்கவும்.
• ஒரே-தொடு விதியைப் பின்பற்றவும்: ஒவ்வொரு காகிதத் துண்டையும் ஒரு முறை மட்டுமே கையாளவும். நீங்கள் ஒரு ஆவணத்தை எடுக்கும்போது, அதனுடன் என்ன செய்வது என்று உடனடியாக முடிவு செய்யுங்கள்: அதை கோப்பிடுங்கள், அதன் மீது நடவடிக்கை எடுங்கள் அல்லது அதை நிராகரிக்கவும்.
• தவறாமல் ஒழுங்கீனத்தை நீக்கவும்: தேவையற்ற காகிதத்தை மதிப்பாய்வு செய்து நீக்க, வழக்கமான ஒழுங்கீனம் நீக்கும் அமர்வுகளைத் திட்டமிடுங்கள்.
• ஒரு நியமிக்கப்பட்ட இன்பாக்ஸை உருவாக்கவும்: உள்வரும் காகிதத்தைச் சேகரிக்க ஒரு நியமிக்கப்பட்ட இன்பாக்ஸ் அல்லது தட்டைப் பயன்படுத்தவும். இது குழப்பத்தைக் கட்டுப்படுத்தவும் அது பரவாமல் தடுக்கவும் உதவும்.
• நீங்கள் உள்ளே கொண்டு வருவதில் கவனமாக இருங்கள்: உங்கள் வீட்டிற்கு அல்லது அலுவலகத்திற்குள் நீங்கள் கொண்டு வரும் காகிதத்தின் அளவில் கவனமாக இருங்கள். தேவையற்ற ஃபிளையர்கள் மற்றும் பிரசுரங்களுக்கு வேண்டாம் என்று சொல்லுங்கள்.
• மற்றவர்களுக்குக் கல்வி கற்பிக்கவும்: உங்கள் குடும்ப உறுப்பினர்கள், சக பணியாளர்கள் அல்லது ஊழியர்களை நல்ல காகித மேலாண்மை பழக்கங்களை பின்பற்ற ஊக்குவிக்கவும்.

காகிதக் குழப்ப மேலாண்மையில் கலாச்சாரக் கருத்தில் கொள்ள வேண்டியவை

கலாச்சார நெறிகள் மற்றும் நடைமுறைகள் மக்கள் காகிதக் குழப்ப மேலாண்மையை அணுகும் விதத்தை பாதிக்கலாம். எடுத்துக்காட்டாக, சில கலாச்சாரங்களில், பரிவர்த்தனைகளின் பௌதீக பதிவுகளை வைத்திருப்பதற்கோ அல்லது குடும்ப ஆவணங்களைப் பாதுகாப்பதற்கோ அதிக முக்கியத்துவம் கொடுக்கப்படலாம். காகித மேலாண்மை உத்திகளைச் செயல்படுத்தும்போது இந்த கலாச்சார வேறுபாடுகளுக்கு உணர்திறன் கொண்டிருப்பது முக்கியம்.

• சட்ட மற்றும் ஒழுங்குமுறைத் தேவைகள்: உங்கள் நாடு அல்லது பிராந்தியத்தில் ஆவணங்களைத் தக்கவைப்பதற்கான சட்ட மற்றும் ஒழுங்குமுறைத் தேவைகளைப் புரிந்து கொள்ளுங்கள். இந்தத் தேவைகள் ஆவணத்தின் வகை மற்றும் தொழில்துறையைப் பொறுத்து மாறுபடலாம்.
• மொழித் தடைகள்: உங்கள் கோப்பு முறைமை மற்றும் லேபிளிங், அவற்றைப் பயன்படுத்த வேண்டிய அனைவருக்கும் அவர்களின் மொழிப் புலமையைப் பொருட்படுத்தாமல் தெளிவாகவும் புரிந்துகொள்ளக்கூடியதாகவும் இருப்பதை உறுதிசெய்யுங்கள்.
• தொழில்நுட்ப அணுகல்: காகிதமற்ற தீர்வுகளை ஊக்குவிக்கும்போது உங்கள் சமூகத்தில் தொழில்நுட்ப அணுகல் மற்றும் டிஜிட்டல் கல்வியறிவு அளவைக் கவனியுங்கள். அனைவருக்கும் கணினிகள், ஸ்மார்ட்போன்கள் அல்லது நம்பகமான இணைய இணைப்புகள் இல்லை.
• கழிவுகள் மீதான கலாச்சார மனப்பான்மை: கழிவுகள் மற்றும் மறுசுழற்சி மீதான கலாச்சார மனப்பான்மையைக் கவனத்தில் கொள்ளுங்கள். சில கலாச்சாரங்கள் மற்றவர்களை விட நிலைத்தன்மை மற்றும் சுற்றுச்சூழல் பொறுப்புணர்வுக்கு அதிக முக்கியத்துவம் கொடுக்கலாம்.

திறம்பட்ட காகிதக் குழப்ப மேலாண்மையின் நன்மைகள்

திறம்பட்ட காகிதக் குழப்ப மேலாண்மை பல நன்மைகளை வழங்குகிறது, அவற்றுள்:

• அதிகரித்த உற்பத்தித்திறன்: ஒரு குழப்பமில்லாத சூழல் கவனச்சிதறல்களைக் குறைக்கிறது மற்றும் உங்களுக்குத் தேவையான தகவலைக் கண்டுபிடிப்பதை எளிதாக்குகிறது.
• குறைந்த மன அழுத்தம்: குழப்பம் மன அழுத்தம் மற்றும் பதட்டத்தின் ஒரு முக்கிய ஆதாரமாக இருக்கலாம். காகிதக் குழப்பத்தை நிர்வகிப்பது நீங்கள் மிகவும் ஒழுங்காகவும் கட்டுப்பாட்டுடனும் உணர உதவும்.
• மேம்பட்ட செயல்திறன்: ஒரு நன்கு ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட கோப்பு முறைமை உங்கள் பணிப்பாய்வுகளை நெறிப்படுத்துகிறது மற்றும் உங்கள் நேரத்தை மிச்சப்படுத்துகிறது.
• குறைக்கப்பட்ட செலவுகள்: காகித நுகர்வைக் குறைப்பது காகிதம், மை மற்றும் சேமிப்புப் பொருட்களுக்கான பணத்தை மிச்சப்படுத்துகிறது.
• சிறந்த சுற்றுச்சூழல் நிலைத்தன்மை: காகித நுகர்வைக் குறைப்பது இயற்கை வளங்களைப் பாதுகாக்கவும் உங்கள் சுற்றுச்சூழல் பாதிப்பைக் குறைக்கவும் உதவுகிறது.
• மேம்பட்ட பாதுகாப்பு: ஒரு பாதுகாப்பான கோப்பு முறைமை முக்கியமான தகவல்களை அங்கீகரிக்கப்படாத அணுகலில் இருந்து பாதுகாக்கிறது.
• மேம்படுத்தப்பட்ட இணக்கம்: முறையான ஆவண மேலாண்மை சட்ட மற்றும் ஒழுங்குமுறைத் தேவைகளுடன் இணங்குவதை உறுதி செய்கிறது.

முடிவுரை

காகிதக் குழப்ப மேலாண்மையில் தேர்ச்சி பெறுவது இன்றைய வேகமான உலகில் தனிநபர்களுக்கும் நிறுவனங்களுக்கும் ஒரு இன்றியமையாத திறமையாகும். காகிதக் குவிப்பின் மூல காரணங்களைப் புரிந்துகொள்வதன் மூலமும், நடைமுறைரீதியான ஒழுங்கீனத்தை நீக்குதல் மற்றும் ஒழுங்கமைத்தல் உத்திகளைச் செயல்படுத்துவதன் மூலமும், மேலும் காகிதமற்ற சூழலுக்கு மாறுவதன் மூலமும், நீங்கள் மிகவும் உற்பத்தித்திறன் மிக்க, திறமையான மற்றும் நிலையான பணியிடத்தை உருவாக்க முடியும். கலாச்சாரக் கருத்தாய்வுகளை மனதில் கொள்ளவும், உங்கள் குறிப்பிட்ட தேவைகள் மற்றும் சூழ்நிலைகளுக்கு ஏற்ப உங்கள் அணுகுமுறையை மாற்றியமைக்கவும் நினைவில் கொள்ளுங்கள். நிலையான முயற்சி மற்றும் நல்ல பழக்கவழக்கங்களுக்கான அர்ப்பணிப்புடன், நீங்கள் ஒரு குழப்பமில்லாத சூழலை அடையலாம் மற்றும் அதனுடன் வரும் பல நன்மைகளை அறுவடை செய்யலாம்.